לא מעט ארגונים וחברות כבר עברו לעבוד עם חתימה דיגיטלית, המקנה יתרונות משמעותיים. אם גם אתם שוקלים את המעבר ולא מבינים מהן בדיוק חתימות דיגיטליות ואיך עובדים איתן, כדאי שתקראו את המאמר הבא.
אז מה זה בדיוק חתימה דיגיטלית
חתימה דיגיטלית על מסמכים היא בעצם דבר פשוט מאוד. זוהי טכנולוגיה שמאפשרת להמיר כל מסמך שיש לכם על וורד או PDF לכדי טופס דיגיטלי. כל מה שצריך לעשות הוא רק להעלות את הטופס למערכת שיושבת בענן וזמינה תמיד במחשב, ותוך כמה שניות כבר יש לכם טופס דיגיטלי. בדרך הזו אפשר להמיר למשל טפסים המיועדים לקליטת וניהול עובדים, הזמנות והוצאות רכש, הסכמים מול לקוחות וכיוצא בזאת.
כעת, את המסמך הדיגיטלי המוכן אפשר לשלוח במייל או במסרון לנייד לכל כמות של נמענים, החל באדם בודד ועד למאות. הם מקבלים את הקישור, לוחצים עליו והטופס נפתח. כעת מה שעליהם לעשות הוא למלא את השדות שבטופס, שהם כאמור זהים לגמרי לטופס המקורי, וביכולתם גם לצרף מסמכים נדרשים שישובים על מחשב, על נייד, על ענן או בצילום מהסמארטפון. לבסוף, פשוט חותמים על המסמך עם העכבר במחשב או עם האצבע על מסך המגע של הנייד.
כעת, הטופס המלא והחתום חוזר אליכם, ויכול להיכנס אוטומטית אל תיקיה רלוונטית שפתחתם מבעוד מועד, למשל תיקיית פרויקט, תיקיית עובד, תיקיית לקוח וכן הלאה.
עוד פרמטרים לעבודה עם טפסים דיגיטליים
מלבד האמור לעיל, יש עוד כמה פרמטרים קצת יותר מתקדמים לעבודה עם חתימה דיגיטלית . כך למשל, ניתן להגדיר למערכת שתיתן לכם התראה במועדים מסוימים שבהם צריך לשלוח מסמכים, או להגדיר לה שתשלח בעצמה את הטפסים הדיגיטליים לנמענים מסוימים במועדים מוגדרים מראש. כמו כן, דרך המערכת ניתן לבצע סבבי חתימות מנוהלים, למשל לשלוח בו זמנית את הטופס לחתימה על ידי מספר גורמים בארגון ומחוצה לו, או לשלוח אותו לחתימה טורית בזה אחר זה. כמו כן, מאחר שהמערכת מתממשקת לתוכנות השכר המובילות במשק, ניתן לבצע סנכרון המשפר את עבודתם המשותפת של בעלי התפקידים.
מובן מאליו שלהתנהלות הזאת יש יתרונות משמעותיים. למשל, היא חוסכת לא מעט הוצאות על ניירת וציוד משרדי, חוסכת משמעותית התעסקות עם טפסים ואת זמן העבודה הכרוך בעניין, מקטינה למינימום טעויות אנוש או החסרת פרטים, מגדילה את שביעות הרצון של כל המשתמשים, ואף תורמת לאיכות הסביבה.
קרדיט לתמונות FREEPIK
